Les 7 caractéristiques d’un cahier des charges de création de site web réussi

Votre cahier des charges de création de site web doit être le fruit d’un travail collectif. Vous travaillez probablement au sein d’une équipe, vous avez potentiellement des supérieurs qui vous ont chargé de la lourde mission de créer ou refondre le site web de l’entreprise. Alors ne restez pas seuls et profitez de l’expérience de chacun.

Soyez à l’écoute de vos collaborateurs :

Vous verrez si vous demandez autour de vous : tout le monde à un avis sur le site web d’une entreprise. Sans devenir le bureau des plaintes, sondez vos collègues et demandez-leur ce qui les dérange sur le site web actuel ou ce qui leur plairait sur un nouveau site web.

Ainsi vous serez en mesure de mieux définir le contexte du projet, vous aurez une meilleure vision des types d’utilisateurs et de leurs besoins et surtout : vous concevrez une liste d’objectifs principaux / secondaires complète et parfaitement représentative de vos enjeux.

Embarquez vos collaborateurs et votre direction sur le projet :

Plus vous poserez de questions à vos collaborateurs et à votre hiérarchie concernant la rédaction du cahier des charges de site web, plus vous embarquerez avec vous tout ce beau monde sur le tumultueux navire du projet de création de site web : « embarquez moussaillons, ça va secouer ! ».

Par exemple, on ne vous souhaite aucune des situations ci-dessous mais :

• Quand le projet de création de site web sera lancé et que l’agence sélectionnée vous indiquera qu’une fonctionnalité n’était pas prévue au cahier des charges du site web et qu’elle doit par conséquent faire un avenant de X 000€

• Quand, 3 mois après sa mise en ligne, on se rendra compte que le site web ne répond pas suffisamment à l’objectif X, et que ce dernier n’était pas présent dans le cahier des charges
• Quand, 1 an après sa mise en ligne, on se rendra compte que la techno choisie pour le site ne lui permet pas d’évoluer comme on le souhaiterait

Croyez-le, vous serez content d’avoir embarqué tout le monde sur le cahier des charges et de ne pas l’avoir rédigé dans votre coin. Le cahier des charges de site web, c’est aussi un moyen d’assurer ses arrières.

Par là nous entendons qu’il doit être basé sur une expérience et des ressources tangibles. Quand vous décrirez votre projet dans votre cahier des charges de création de site web, faites l’effort d’ajouter des données concrètes telles que :

Étude des utilisateurs et de leurs comportements :

Connaissez-vous bien vos cibles ? Avez-vous pris le temps d’en étudier les caractéristiques ? Connaissez-vous leurs habitudes de navigation web ? Votre site web doit être construit autour de vos objectifs business, bien entendu, mais pour y répondre réellement vous devez mettre les utilisateurs et leurs besoins au centre de la conception.

Certaines agences peuvent vous guider dans une méthodologie vouée à déterminer les grands types d’utilisateurs, établir des niveaux de priorité et définir leurs caractéristiques et habitudes de navigation web. En réalisant cette étude vous vous rendrez compte à quel point ces éléments sont intéressants à intégrer dans votre cahier des charges de site web.

Benchmark concurrentiel

Créer un site web, vos concurrents l’ont déjà fait. Alors prenez le temps d’aller étudier tout ça et intégrez à votre cahier des charges de site web les bonnes pratiques ou les erreurs à ne pas commettre.

Au-delà de vos concurrents il sera intéressant de lister des sites web que vous présenterez comme des inspirations pour l’approche graphique. Veillez à ce que ces inspirations ne soient pas trop éloignées des codes de votre secteur d’activité quand même.

Études statistiques

Ce point s’adresse à celles et ceux qui s’attaquent à une refonte de site. Puisque vous avez déjà un site en ligne, vous devez avoir des statistiques à récupérer depuis Google Analytics. Posez-vous donc les bonnes questions et essayez de lister quelques conclusions intéressantes à prendre en compte lors de la conception de votre nouveau site web :

• Quels sont les types de contenus les plus consultés
• À quel moment de leur navigation les utilisateurs quittent-ils votre site ?
• Vos contenus clés sont-ils suffisamment mis en avant / consultés ? Si non, pourquoi ?
• Etc.

Ajouter ce genre d’éléments à votre cahier des charges de création de site web aidera grandement les agences à comprendre vos enjeux et à faire des recommandations structurelles pour améliorer les résultats.

Et oui.

L’aspect technique peut parfois faire trembler mais rassurez-vous, il n’y a pas de raison de s’inquiéter. Au moment d’aborder la description technique dans votre cahier des charges de refonte de site, essayez de garder en tête l’aspect simple et synthétique. Tableaux et schémas seront les bienvenus.

La techno

Pas celle qui fait taper du pied dans les hangars à 4h du mat, mais celle qui vous permettra de construire votre site. En fonction des caractéristiques de votre site web et des besoins en évolutions moyen-long terme, le choix de la techno devrait être assez évident. Si vous n’avez aucune idée de comment la choisir : posez la question dans votre cahier des charges de création de site web, les agences sauront vous guider (veillez quand même à ce qu’elles ne vous recommandent pas que la seule techno qu’elles maîtrisent, ce n’est peut-être pas celle dont vous avez besoin).

Les outils tiers

Si votre site web est un e-commerce, vous aurez peut-être besoin de créer des automatisations avec un PIM pour gérer votre catalogue ou un outil de gestion de caisse.

Si vous avez un CRM, un ERP, que vous centralisez toutes vos offres d’emploi sur un job board ou autre : vous aurez besoin de lier votre site web à ces outils tiers.

Ceci est un élément assez structurant, notamment en termes budgétaires, donc pensez à bien lister les automatisations souhaitées et fournissez les documentations API des outils en question pour faciliter le travail de chiffrage des agences.

Mais qu’est-ce que ça peut bien vouloir dire un cahier des charges de création de site web « transparent » ?

C’est tout simplement un joli mot pour aborder la question du budget. Nous avons trop souvent entendu des porteurs de projet dire : « on préfère ne pas donner d’indication budgétaire ». On vous garantit que c’est une grosse erreur.

Ne pas donner de budget aux agences est inutile. Autant être transparent et voyons ensemble ce qui peut arriver :

Votre budget est jugé beaucoup trop faible par une agence

Elle se retire de l’appel d’offres et tout le monde gagne un temps fou. Sans annoncer le budget dans votre cahier des charges de création de site web, cette même agence aurait pu solliciter des calls de questions / réponses, proposer une soutenance pour présenter son offre pour au final que tout le monde soit frustré par une impossibilité de travailler ensemble.

Votre budget correspond au besoin

Pas besoin de s’étendre sur ce cas de figure. On est en plein monde des Bisounours et tout le monde est content.

Votre budget est un peu court

Les agences vont essayer de trouver des solutions intelligentes pour réaliser certaines parties de votre cahier des charges de création de site plus efficacement. Elles vont réfléchir avec vous pour voir quels sont les éléments les moins prioritaires et comment optimiser le dispositif pour rentrer dans le budget.

Votre budget est supérieur au besoin

C’est ce que vous devez certainement redouter et pourtant on vous rassure : ça n’arrive que très rarement. Et dans le cas où effectivement les budgets de l’année sont généreux et que vous annoncez 10 pour un projet à 7, que va-t’il se passer ?

La réponse est simple : les agences à qui vous avez envoyé votre cahier des charges de création de site web sont en compétition. Le gros malin qui va vendre à 10 un projet à 7 (j’espère que vous me suivez avec ce système d’échelle) va perdre le projet. Pourquoi ? Et bien parce que les autres, plus malignes, vont soit proposer un dispositif à un coût inférieur au budget annoncé, soit (et c’est encore mieux) proposer des prestations complémentaires pour mieux répondre à vos enjeux et objectifs.

C’est notre septième et dernier point, ne manquez pas d’expliquer le cadre de cet appel d’offres et de lister dans votre cahier des charges de création de site web les éléments ci-dessous :

Critères d’évaluation

En listant les critères d’évaluation et en leur donnant des niveaux de priorité vous allez aider les agences à produire une réponse qui soit vraiment adaptée à vos enjeux.

Livrables souhaités

Dans la même logique, lister les livrables attendus pendant l’appel d’offres puis après pendant le projet aidera les agences à ne rien oublier.

Calendrier et next steps

Jusqu’à quand les agences peuvent-elles vous appeler pour vous poser des questions et combien de temps ont-elles pour produire leur réponse (laissez-leur au moins 3 semaines si possible).

Quand organiser les soutenances, quand rendrez-vous votre verdict et quand voudrez-vous que le projet débute (cela aidera les agences à prévoir votre projet à leur planning de prod).

Sans oublier bien sûr : quand voulez-vous que le site web soit en ligne.

Et voilà, votre cahier des charges de création de site est prêt.